Importância da gestão de combustível

Todo bom gestor sabe da importância de monitorar o uso de combustível e, atualmente com o cenário econômico totalmente instável, se tornou um dos pontos chaves para redução de custos. O acompanhamento do consumo de combustível é importante não apenas para consumo direto, mas para extrair possíveis anomalias e no bom funcionamento do equipamento. Cuide bem do consumo de combustível, pois é o segundo maior gasto monetário, atrás apenas de pessoas.

Como fazer a gestão com eficiência?

E qual a melhor forma de controlar? Quais os pontos primordiais deste controle?
Pois bem, podemos ter dois cenários frequentemente utilizados em relação ao abastecimento de nossa frota, podendo ser através de postos de combustíveis externos e armazenamento de estoque interno, onde o abastecimento da frota acontece na planta da empresa. Estes dois cenários competem de formas idênticas quanto à gestão de consumo, no entanto, quanto tratamos de estoque de combustíveis na planta, os gestores precisam ter atenção redobrada.

Abastecimento Externo

Acontece quando abastecemos nossa frota em postos de combustíveis parceiros, ou por meio de gestão de pagamentos especiais deste segmento por meio de cartões magnéticos.

Tratando do primeiro caso, apresenta-se de forma retrograda, com acúmulo de papeis e difícil controle, afinal, todo controle acaba sendo de forma retroativa e quando identificada qualquer anomalia, normalmente já é tarde demais. Além de a falta de um software para a gestão automatizada, a tendencia é aumentar o trabalho administrativo com lançamentos manuais.

Já no segundo modelo favorece muito ao gestor no momento de compilar as informações e geri-las para analisar o consumo e os pontos de criticidade. As empresas de gestão de pagamentos fornecem software para gerenciar consumo, média, motoristas e valores financeiros relacionado as transações, além de fornecer através da solução métodos de “travas” a fim de evitar eventuais desvios e consumo abusivo.
No entanto, é importante salientar que a gestão da frota necessariamente deve estar muito próxima e com análises constantes. Afinal nem tudo é tão incrível como sugerido.

Prós

• Processo digital e sem acúmulo de papéis;
• Controle de consumo a cada abastecimento;
• Gestão de consumo por veículo;
• Gestão de consumo por motorista;
• Análise de custo por Km rodado;
• Possibilidade de negociação de valores previamente acordados;
• Prazo de pagamento estendido;
• Gestão financeira centralizada com um único fornecedor;
• Ampla rede de postos conveniados;

Contras

• Taxas de administração da gestão de pagamentos;
• Possibilidades de criação dos famosos “cartões coringas”;
• O Excesso de travas, principalmente para empresas que trabalham 24 horas, podem parar uma operação toda;
• Descentralização de informação em relação aos demais custos da frota;
  • Por este motivo é sempre importante antes da contratação verificar se a administradora possui API abertas para integrações com as demais soluções utilizadas pela contratante.

Abastecimentos Internos

Este cenário acaba trazendo complexibilidade na gestão e, desse modo, o controle não fica restrito ao consumo e a gestão financeira, contudo agora temos a gestão do estoque e todas as variações de acordo com o cenário de cada empresa. Por exemplo empresas que trabalham com caminhões abastecedores/comboios, onde o estoque é móvel.

De forma geral, temos os seguintes processos

• Compra (Entrada no estoque);
• Transferência entre unidades de abastecimento (Fixo x Móvel);
• Saídas para frota.

Antes de entrar no detalhamento de cada um desses itens, é preciso lembrar que as instalações das unidades de abastecimentos precisam estar dentro das normas de segurança vigentes para o armazenamento de combustível.
Para a gestão é importante manter as bombas aferidas, e com todo o mecanismo dos mostradores e totalizador em pleno funcionamento.

Entradas no estoque

Para toda entrada de um novo carregamento no estoque, é importante seguir algumas etapas para garantir que a quantidade informada na nota fiscal é a mesma que está recebendo

1. Antes do descarregamento, confira o estoque atual do seu tanque. Geralmente isso acontece através de réguas de medição e/ou mangueiras de verificação de nível;
2. Confira se a carga está lacrada em todas as entradas e saídas do tanque;
3. Verifique se a numeração dos lacres está de acordo com os descritos na nota fiscal;
4. Confirme o nível de combustível dentro do caminhão de transporte está no nível (Os caminhões que transportam combustíveis possuem um dispositivo que aponta o nível máximo da carga);
5. Após a descarga faça novamente a conferência através da régua e/ou mangueira de verificação de nível, conclua a diferença entre nível anterior e posterior ao abastecimento esteja de acordo com a quantidade informada na nota fiscal.
   • _{(Lembrando que pode haver dilatação térmica, de acordo com a temperatura do ambiente no momento da descarga. A diferença admissível pela ANP, de 0,6% para mais ou para menos)}
6. Anote o totalizador para comparar o consumo entre uma descarga e outra.
7. Utilize sempre um filtro de sedimentação de qualidade, e faça a drenagem da água regularmente.

Transferência entre estoques

Em empresas que utilizam unidades de abastecimento móveis, os chamados comboios e caminhões abastecedores, fazem transferência entre o posto fixo e as unidades móveis.

Além de todo o controle mencionado anteriormente, este processo deve ser feito com organização criteriosa. É importante monitorar o saldo do estoque diariamente sempre acompanhando o totalizador da bomba entre um abastecimento e outro, para avaliar se está condizente com consumo informado.

Saídas

Seja ela oriunda de um tanque fixo ou móvel, o controle será o mesmo.
A aplicação do combustível para o consumo final propriamente dito, é um dos principais fatores de análise para a manutenção e gestão estratégica da empresa frotista.
Através desse controle, além de monitorar custos financeiros e econômicos, é possível que a manutenção e logística possam analisar possíveis anomalias no processo.
Na manutenção é possível encontrar anomalias relacionados ao mau funcionamento da bomba injetora, alinhamento e simetria das rodas, calibragem de pneus entre outros indicadores que assim que corrigidos além de melhorar o consumo irá evitar custos adicionais com manutenção corretiva que poderia ter sido evitado.
O departamento de logística, que geralmente é responsável pelos motoristas poderá identificar anomalias comportamentais na operação do veículo e/ou equipamento.

Controle para abastecimento interno

As empresas que trabalham com estoque de combustíveis podem trabalhar com diversos formatos de controle para a coleta de informações de abastecimento. Entre eles:

• Ficha Manual;
• Cartões de Abastecimentos;
• Sistemas de automatização;
• Aplicativo Mobile.

Ficha manual

Este processo é inadequado não só na atualidade, mas ao longo dos anos vem sendo adotado tecnologias para substituir essa forma de controle. A ficha manual basicamente consiste no preenchimento manual de formulário, o qual traz diversas complicações para o setor de PCM, como exemplos: anotações erradas, dificuldade de leitura da escrita, sobrecarga da equipe administrativa para lançamento em sistema e/ou planilha para posterior análise, falta de dinamismo na informação (geralmente esse lançamento é feito semanalmente).
Toda empresa, esteja ela em fase de maturação, crescimento exponencial ou estável, precisa eliminar esse tipo de controle. O combustível é incontestavelmente um dos maiores custos diretos de uma operação produtiva.

Cartões de abastecimento

Tecnologia aceitável que favorece um bom controle, no entanto para alguns cenários é inviável principalmente pelo fato de precisar de sinal de internet para que as POS funcionem, além de ter um elevado índice de perdas de cartões, ocasionando custos adicionais para emissão de novos e, enquanto o novo não chega é utilizado o famoso já citado ‘cartão coringa”, que quebra o ciclo de controle de determinada frota.

Sistemas de automatizações

O mercado oferece várias possibilidades e mecanismos de automatizações para abastecimentos internos embarcados ou não. Este é um cenário que traz maior segurança e confiabilidade no processo. Algumas automações eliminam 100% da operação humano nos registros das informações. Entretanto, geralmente tem um custo elevado e tem índice de manutenção dos equipamentos aceitável, mas pode comprometer a produção e controle quando necessário, além de ter incidência de custos.

Aplicativo Mobile

A aplicação de utilização de aplicativo mobile é uma alternativa extremamente viável para operação de abastecimentos internos embarcado ou não. Além de ter um baixo investimento, possibilita trabalho offline (sem a necessidade de internet). Este processo transforma nosso time de PCM de meros “lançadores de informações” em analistas de dados para que a gerência tenha tomada de decisão assertiva e imediata.
Basicamente é a transformação da fica manual em digital. Apesar de não tirar a operação humana, como um bom painel administrativo gerenciando as informações imputadas no mobile, possibilita assim como os softwares de gestão de pagamentos a criar parâmetros para impedir a entrada de dados inconsistentes.

Controle de combustível é crucial para o processo produtivo, a boa gestão da manutenção e a saúde financeira de qualquer empresa frotista. Este controle precisa ser necessariamente eficiente e dinâmico, para que anomalias sejam identificadas em tempo hábil.